¿Organizando un Evento?, ¿Cómo negociar con los proveedores de tu evento?

El éxito de tu evento dependerá, en gran parte, del trabajo que realicen tus proveedores, así que prepárate para negociar con ellos y entablar una relación profesional.

Antes de preocuparte por el menú y el sabor del pastel, toma nota para lograr una buena negociación con tus proveedores. Ajustar tu presupuesto, asegurar la calidad de lo que consuman, obtener un buen servicio y beneficiarse con sus sugerencias para su organización son algunas de las ventajas de tener una buena negociación con tus proveedores. Además, podrás estar relajado y disfrutar al máximo porque confiaras en que todo saldrá perfecto. Conseguir esto no es difícil, solo hace falta un poco de diplomacia, buena comunicación y seguir los consejos que te compartimos en Emperador Eventos para entablar una buena relación.

1. Definir tu presupuesto: Un presupuesto bien definido te facilitará mucho la planificación del evento porque podrán asignar una cantidad específica para cada elemento: salón, decoración, música y banquete, entre otros. Si desde un inicio cuentas con cantidades estimadas para una cosa, podrás plantear a tus proveedores su límite de gasto y negociar con ellos más fácilmente.
2. Investiga a fondo: La mejor manera de averiguar si un proveedor cumple con lo que necesitas es investigar las productos y servicios que ofrece y su precio, así tu presupuesto será lo más realista posible. Recopila la información y datos posibles sobre las empresas que te interese contratar.
3. Claridad en expectativas: Un aspecto muy importante es ser específicos y detallistas sobre lo que están buscando. No dudes en describir a tus posibles proveedores las expectativas y cómo imaginas detalles como la iluminación del salón, la decoración y los arreglos de flores o la música con la que acompañarás cada momento especial. Asimismo, la claridad en los datos del evento será de gran ayuda: el número de invitados, el lugar, la hora, el estilo y todo lo que consideren importante. Recuerda que los proveedores reciben muchas peticiones al día, así que entre más información tengan sobre tus necesidades, mejor podrán satisfacerlas.
4. Valora la rapidez y calidad del servicio: Es probable que te encuentres con proveedores que no respondan sus mensajes con la rapidez que precisan. Quizás tengan demasiada demanda o no puedan comunicarse contigo en ese período concreto por exceso de trabajo. Nuestra recomendación es buscar opciones hasta encontrar un servicio que siempre pueda estar en contacto con ustedes, ya sea para responder tus dudas o para tenerte informado sobre el progreso de tus encargos.
5. Solicita presupuestos detallados: Una vez que ya compartiste a tus posibles proveedores tus expectativas sobre los arreglos de mesa y todos los demás detalles que deseas en tu evento, solicita un presupuesto detallado y a medida.
6. No te quedes con dudas: No reserves ninguna pregunta: sus proveedores deben comprenderlos y ser claros en sus respuestas. Sus datos, la calidad de sus productos, las formas de pago y cualquier otro detalle que te inquiete debes tenerlo muy claro.
7. Firma un contrato: Una vez que decidas qué pastelero será el responsable de la decoración de tu pastel o qué fotógrafo capturará los mejores momentos de tu celebración, es importante que les exijas un básico a tus proveedores: firmar un contrato. De esta manera, todos los acuerdos y las negociaciones que hayan logrado quedarán por escrito en un documento que compromete a ambas partes a cumplirlos.
8. Escucha Sugerencias: Recuerda que tus proveedores tienen una gran experiencia organizando eventos y pueden tener sugerencias muy valiosas para tu celebración así que tómalas en cuenta.

¿Ayuda extra? Si necesitas un poco de ayuda para organizarte, busca los servicios de un organizador de eventos, ya que pueden estar en contacto y negociar eficientemente con los proveedores, de manera que te ahorrarán tiempo y esfuerzo.